Todo lo que tienes que saber sobre los VIÁTICOS en este 2021

Existe un tema que genera cierto nivel de confusión en el ámbito laboral. Cuando un colaborador se traslada a un punto diferente para el desempeño de su trabajo se generan gastos, estos gastos son cubiertos por los viáticos.

¿Qué son los Viáticos?

Anteriormente los viáticos eran considerados para hacer referencia a provisiones de dinero y alimentos que eran requeridos por una persona para hacer un viaje. Posteriormente se asociaba este término a los impuestos que eran cobrados cuando las personas deseaban pasar por un camino.

Sin embargo, en la actualidad este concepto se considera para de alguna manera nombrar los recursos económicos que son otorgados a una persona o colaborador para cubrir gastos que son presentados al momento de desempeñar su trabajo fuera de su centro de trabajo o también para el sustento de algún viaje. Entre estas funciones puede ser asistir alguna reunión, entre otras.

Si trasladamos esta definición hacia algo más general, hablamos de cuando un trabajador debe cumplir sus funciones laborales fuera de su área de trabajo, en otro lugar o ciudad.

Los viáticos pueden llegar a representar un valor importante en los gastos de la empresa, estos pueden ser entregados al colaborador antes de su partida con el objetivo de que pueda sustentarse mientras dure el viaje. También, los viáticos pueden ser otorgados después del gasto, es decir, serán liquidados hasta que el colaborador regrese. En este caso, al finalizar la jornada de trabajo, se presentan los comprobantes al área administrativa de la organización para después recibir el monto de estos.

Existen casos en los que los viáticos pueden pasar a formar parte de un salario, estos casos son cuando el colaborador deba viajar periódicamente a causa de sus funciones.

Se debe tener en cuenta que esta prestación puede ser pagada a: trabajadores, honorarios, asimilables a salarios. También considere que la empresa establecerá que gastos están permitidos.

Tipos de Viáticos

Existen 2 tipos de viáticos los cuales presentan características distintas:

1. Permanentes: Estos son llamados también como habituales, como ya se mencionaba previamente, estos serán pagados para que el colaborador pueda cubrir sus necesidades básicas en el periodo que desempeña su trabajo. La característica principal de este tipo de viáticos es que son constantes por lo que en ocasiones pasa a formar parte del salario. Existen organizaciones que, a fin de reducir estos costos, otorgan automóviles para su uso en el periodo del viaje.
2. Ocasionales: En estos, involucran a colaboradores que no desempeñan sus actividades fuera de su área de trabajo de forma constante, es decir no está implicada una movilización constante. En este caso, los viáticos también deberán ser pagados.

Para el manejo de viáticos, es un tema un poco complejo. Inicialmente se deben conocer las políticas que la empresa tiene establecidas acerca de esta prestación, estas políticas deben ser claras. Después, deberá conocerse cuáles gastos son permitidos y además el que hacer en caso de que el colaborador no respete los límites de esta prestación. Además, estas políticas deberán otorgarse a los colaboradores con fin de evitar que no tengan conocimiento de estas. Con esto reducimos el riesgo de errores y la pérdida de recursos.

En el caso de México, la ley establece tres tipos de viáticos:

1. Alimentación.
2. Hospedaje.
3. Transporte.

Serán deducibles los gastos destinados a:

1. Hospedaje.
2. Transporte.
3. Alimentación.
4. Renta de automóvil.
5. Pago de combustible.

Ejemplo de Viáticos

Considere la siguiente tabla, en esta se ejemplifican los viáticos que están considerados dentro de las leyes de México junto con los limitantes.

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Generalmente cuando se presenta una situación con el uso de esta prestación deberán considerarse algunos puntos:

1. Tener una política de viáticos.
2. Los recibos que sean otorgados durante el periodo del viaje deberán estar a nombre de la empresa o colaborador.
3. Considerar una bitácora de gastos.

Ventajas de los Viáticos

Un buen uso de los viáticos presenta ciertas ventajas o beneficios a la empresa como lo son:

1. Control y verificación de los gastos efectuados durante el viaje.
2. Los análisis de gastos se vuelven más sencillos para la empresa.
3. Se evitan las llamadas fugas financieras al tener los comprobantes con los montos exactos.
4. Pueden calcularse con softwares que reducen considerable el tiempo y error.

Conclusión de los viáticos

1. A manera de conclusión los viáticos es el nombre que se otorga al dinero destinado para cubrir gastos de un colaborador que ejercerá sus actividades laborales fuera de su centro de trabajo.
2. Estos son estrictamente necesarios ya que son considerados como una herramienta, además están respaldados por la ley.
3. Los gastos efectuados por el colaborador deberán cumplir ciertas características para ser considerados como un viático.
4. Es necesaria una correcta administración de este tipo de prestación ya que así se evitarán fugas financieras y se tendrá un mayor control sobre los gastos en la empresa u organización.