Todo lo que tienes que saber sobre un CRONOGRAMA en este 2021

Cuando hablamos sobre cualquier tipo de gestión de proyectos, buscamos herramientas que lleven al proyecto a un buen desarrollo, optimización del tiempo y recursos necesarios. Dentro de las muchas herramientas que podemos utilizar la más conocida es el cronograma. Es por eso que en elGerente.TOP te hablaremos sobre como utilizarlo y entender por qué es la mejor herramienta en la gestión de un proyecto.

¿Qué es un cronograma?

El cronograma de actividades es una herramienta gráfica en donde se establecen las tareas por realizar de manera detallada para finalizar un proyecto. Para esto se otorga una duración para cada actividad (estableceremos la fecha de inicio y culminación de cada tarea). En esencia es una forma de organizar el proyecto pues permite planificar en función de sus objetivos y tiempo las actividades y de esta manera se aumentar la productividad.

Partes de un cronograma

En un cronograma podemos visualizar diferentes tipos de elementos, dentro de los mas importantes encontramos los siguientes:

• Actividades o tareas. En este apartado podemos visualizar todas las actividades del proyecto desde el inicio hasta el fin del proyecto.
• Fechas de inicio y culminación. Una de las secciones más importantes por las fechas que nos comprometemos a finalizar las actividades.
• Planeado y Realizado. Es esta sección del plan de trabajo podemos visualizar cuando tenemos contemplado realizar las actividades y en Realizado colocamos las fechas reales en que se hicieron.
• Responsables o encargados de la dirección del proyecto. Si no tenemos y definimos un responsable de las actividades nadie se hará cargo, es por eso que esta parte es muy esencial en el proyecto.

Tipos de cronograma

Dentro de los cronogramas de actividades podemos encontrar distintos tipos que pueden ser útiles en función de su aplicación, entre algunos de estos tenemos:

a) Gráfico de Gantt (más utilizado):

Este cronograma es una distribución de las tareas en una línea temporal. El diagrama de Gantt expone el tiempo necesario para cada actividad. Aquí se tiene una vista global del proyecto. Algunas ventajas con respecto a otros cronogramas es que presenta claridad, flexibilidad, simplicidad, información acerca del rendimiento lo cual lleva a una mejor gestión.

b) Diagrama PERT:

El cronograma de PERT prioriza las relaciones entre cada tarea. De manera general, analiza el tiempo de realización por tarea, calcula el tiempo de ejecución.

c) Diagrama CPM.

El diagrama CPM o también conocido como método de ruta crítica, permite calcular el tiempo mínimo para la implementación de un proyecto, simplificando su control. A diferencia del diagrama PERT utiliza intervalos determinísticos.

d) Cronograma de hitos.

En este cronograma se agrupan únicamente las actividades o tareas más esenciales o importantes, esta herramienta al no considerar en su totalidad las actividades, presenta incertidumbre ya que se omiten las relaciones entre estas.

Como elaborar un cronograma

Para elaborar un cronograma algunos pasos que deberían tomarse en cuenta son:

1 Elaborar un listado de las actividades o tareas por realizar:

Aquí es donde se comienza con el proceso de organización de tareas, generalmente este paso lo hace el supervisor correspondiente a cada área o el lider del proyecto, se puede comenzar con un simple boceto e irlo ajustando de acuerdo a las necesidades y ajustes del proyecto.

2 Verificar y establecer una relación entre cada una de las actividades (dependencia):

Este paso es muy importante ya que en el proyecto es bastante probable que existan tareas que tengan una dependencia de otras, estas deben ser clasificadas cuidadosamente.

3 Asignar una estimación de los plazos que serán requeridos para finalizar cada actividad:

Aquí se marca un ritmo que contribuye al orden, esta etapa es considerada compleja debido a que no es posible realizar estimaciones que sean exactas por lo que generalmente se considera apoyarse de softwares que realicen esta actividad aproximándose a la realidad.

4 Organizar los recursos y asignar responsabilidades.

En este paso se busca tener un control total de los recursos de los que se disponen (humanos, financieros, etc.) donde se busca obtener una estimación aproximada de lo que es necesario para establecer un uso correcto de cada recurso.

5 Ensamblar el cronograma de acuerdo con la información obtenida previamente:

En este paso se recolectó la información obtenida, considere dejar márgenes en caso de que exista alguna variación entre los plazos de las tareas.

6 Reajustar.

Conforme el proyecto se realice, tendrán que reajustarse las actividades o integrar actividades nuevas.

Ventajas de los cronogramas

Algunas ventajas de realizar un cronograma y poder gestionar cualquier proyecto son:

Se obtiene una visión global del proyecto. Cuando se realiza un cronograma estamos visualizando de manera gráfica las etapas y actividades que componen el proyecto obteniendo así un mayor control y facilidad de optimización.

Minimización del riesgo y fracaso. Cuando realizamos un cronograma, se realiza una descomposición de las tareas lo que puede llevarnos a reflexionar sobre si las tareas que se tienen son las adecuadas lo cual es un tipo de filtro que promueve las actividades más eficientes e ideales.

Objetivos específicos. Al tener el proyecto deconstruido, este se transforma en pequeños objetivos que son de un nivel de facilidad más elevado para su realización que a su vez contribuyen a construir un objetivo más grande.

Herramienta de comunicación. Un cronograma también se puede ver como una herramienta de comunicación ya que la potencia, esto lo consigue ya que mantiene informados a todos los involucrados del proyecto sobre la secuencia de actividades por realizar y la evolución del proyecto.

Evaluación y toma de decisión. En caso de que exista alguna dificultad, el cronograma es de bastante utilidad para identificar el problema, especialmente cuando se trata de los plazos de entrega. Este proceso contribuye a la toma de decisión para establecer una mejora continua.

Desventajas de los cronogramas

Si bien un cronograma pareciera presentar únicamente ventajas y mejoras a un proyecto, también existen riesgos. Y es porque no es posible controlar totalmente los plazos de culminación de cada actividad. Por esto se realiza una estimación de los tiempos, pero pueden existir otros factores que afecten directamente al tiempo de entrega de la actividad provocando una variabilidad. Esta es la razón de porque un cronograma debe ser realizado con lapsos que sean reales y que además puedan ser modificados es decir que presenten cierto nivel de flexibilidad.

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Conclusión de los cronogramas

De manera resumida, un cronograma es una herramienta que contribuye a una organización en la gestión de un proyecto donde las actividades se establecen de una forma lógica y estructurada lo cual facilita la realización de este, obteniendo un mayor nivel de control y optimizando tiempos.

Recuerda que para la ejecución de cualquier proyecto es importante que todas las personas estén 100% comprometidas con la ejecución y entrega, el comenzar a atrasarnos de las fechas de entrega puede generar que no entregamos en tiempo el proyecto con algún cliente.